Nyt se hiljainen tieto esiin!

Kuinka paljon meillä on työyhteisöissä tietoa, toimintamalleja ja osaamista, jota ei välttämättä näy kirjattuna missään? Nämä näkyvät arjessa tekemisenä, jota ei olla välttämättä kirjattu tai kuvattu prosessin omaisesti näkyväksi. Voidaan puhua hyvistä käytänteistä tai hiljaisesta tiedosta. Näkyminen vaatii tekoja ja toistoja, jatkuvuus vaatii kirjaamista ja opastamista. Teknologia on tullut avuksi monessakin asiassa, joten tiedon jakamiseen tarvitaan teknologian käyttämistä muiden perinteisten työmenetelmien lisäksi. Jotta käytämme teknologiaa niin pitää ymmärtää miksi käytämme sitä työssämme.

Jokaiselle on kehittynyt taitoja, joita voi käyttää ratkaistaessa arjen haasteita tai työtehtäviä. Saamme lisää oppia, kun ympäristö muuttuu ja alamme soveltaa omaa opittua tietoa sekä taitoa. Työpaikat ovat isoja tietotaidon sekoittajia, joissa monesti syntyy käytänteitä, joilla yrityksen arkirutiinit toimivat; sujuvasti tai sitten ei. Kun ihmiset vaihtuvat työpaikalla voivat myös käytänteet muuttua, koska jotakin osaamista muuttuu tai uuden työntekijän mukana tulee uusia osaamisia. Olennaista on siis tietää miten nämä käytänteet ja toimintamallit toimivat muutoksien ilmaantuessa. Saammeko siis apua teknologia keinoista helpottamaan tekemistä vai onko se rasite, kun tietoa ei ole riittävästi. Joissakin tapauksissa järjestelmiä ei käytetä ollenkaan, vaikka ne on jo hankittu helpottamaan tiedon kulkua.

Nykyään meillä on mahdollista käyttää teknologiaa apuna muistamaan, kirjaamaan tai apuvälineenä toteuttamaan joitakin osioita työtehtävistä. Jotta voimme käyttää teknologiaa, niin pitää opettaa käyttämään tätä teknologiaa arjessa. Esimerkkinä voi olla verkkosivut, jossa on yhteydenottolomake. Lomake voidaan ohjata tietylle ihmiselle, joka pystyy vastaamaan asiaan tai osaaminen on olemassa. Sivuilla lukee, kuinka/miten nopeasti pyrimme vastaamaan (esim. kahden arkipäivän aikana) kun viesti on tullut lomakkeella perille. Asiakas kun on laitattanut viestin, saan vastausviestin viestin perille menosta. Käytäntö tulee siinä, miten, milloin ja mitä vastataan tähän asiakkaan viestiin. Jos tapana ottaa yhteyttä soittamalla, niin hyvä olla se jossakin näkyvissä myös työntekijälle. Jotta työntekijä soittaisi asiakkaalle, hänelle tulee olla tiedossa miksi juuri näin teemme. Tällöin jaamme yrityksen toimintamallista tietoa, joka olisi hyvä olla kirjoitettu johonkin ohjeistukseen, perehdytykseen tai muistutukseen. Nyt jos vastaaja vaihtuu, niin vaarana on myös muuttua toimintamalli, jolloin esim. vastausaika saattaa muuttua yhdeksi viikoksi. Kannattaa tiedostaa miksi lomake on verkkosivuilla ja miten se helpottaa asiakkaan palvelua.

Toinen esimerkkinä meidän käytänteestämme, jota käytämme. Teemme räätälöidyn opetusvideon jokaisen toteuttamamme järjestelmän käytöstä asiakkaalle. Kun tulee uusi ohjelma asiakkaalle, niin monesti pieni osa työntekijöistä saa tarkan tiedon järjestelmän toiminnallisuudesta valmistusvaiheessa. Silti tuote on tilattu helpottamaan yritystä sisäisesti tai ulkoisesti. Valmistusprosessissa on kuitenkin ollut mukana vain muutamia ihmisiä. Näin siksi, että projekti pysyy hallussa ja aikataulussa pitäen toimintaidean kirkkaana. Nyt kun tämä järjestelmän käyttö tulisi levittää työyhteisössä, niin video auttaa todella paljon. Aina voi myös palata videoon, josta löytyy käyttöön liittyvät perusasiat helposti seurattavassa ja ”matkittavassa” muodossa. Tärkeää on myös mistä työntekijät löytävät videon omassa työyhteisössään, se tulee olla selkeästi osoitettu. Tämäkin on käytäntö, missä ovat ohjeistukset ja mistä sen tiedon löytää.

Muutoksia tulee aina työssä ja yhteisöissä. Tietoa tulee ja menee ihmisten mukana, myös toimintakulttuurit muuttuvat. Työyhteisössä voi olla nämä toimintamallit turvallisuuteen, työmukavuuteen, jaksamiseen tai toimintavarmuuteen liittyviä asioita. Siksi kannattaa olla kirjattuna ja jopa keskitetyssä paikassa nämä tiedot ja käytänteet. Jotta voimme tietää oman toimintamme käytänteet se vaatii myös keskustelua koko työyhteisön kanssa. Jotta teknologia helpottaisi tekemistä työssämme, niin meidän tulee käyttää teknologiaa säännöllisesti arjessa. Jos pelottaa oma osaaminen tai taitotaso, niin pyydä apua – älä jää yksin miettimään asiaa. Tunnistakaamme siis, miten toimimme omassa yrityksessämme ja mitä teknologiaa käytämme toimintamme turvaksi. Tukevatko ne meidän toimintaamme ja uskaltakaamme luoda opastava ilmapiiri myös niille, jotka ovat epävarmoja teknologian käytössä.